AI 문서 작성 규칙 — 사내 문서 지적 35건을 세 축으로 갈랐다

사내 문서 한 건이 반려된 이유 — 문장이 아니라 맥락이었다

2026년 8월 19일, AI 에이전트를 시켜 쓴 사내 질의서 한 건이 검토에서 반려됐습니다. 받은 문서를 여는 쪽은 사내 정보보호 담당이었고, 그 사람은 우리가 그 문서를 어떻게 만들었는지 볼 수 없는 자리에 있습니다.

내 작업 세션 내용이 그대로 들어갔고, 가독성이 떨어지고, 네이티브 한국인이 안 쓰는 기계 말투다.

세 마디가 서로 다른 층을 가리켰습니다. 첫 마디는 맥락, 둘째는 가독성, 셋째는 문체입니다. 그때까지 우리가 쓰던 처방은 하나뿐이었습니다. 결함을 볼 때마다 그 자리에서 말로 고쳐 주는 방식입니다.

이런 글작성 규칙을 매번 얘기해야 하는 것도 굉장히 비효율적이다.

말로 고치는 방식은 문서 한 건마다 비용이 새로 듭니다. 문서가 늘어나는 만큼 지시도 늘어나고, 지시가 빠진 한 장이 그대로 밖으로 나갑니다. 게다가 지시는 사람의 기억에 얹혀 있어서, 바쁜 날에 가장 먼저 빠집니다. 그래서 처방을 바꾸기 전에 결함부터 셌습니다. 반려된 질의서 한 건을 자로 삼아 문장 단위로 세는 방식입니다.

세는 일에는 부수 효과가 하나 있었습니다. 지적 세 마디는 서로 무게가 다른데, 말로 오간 지적은 무게를 알려 주지 않습니다. 세어 놓으면 어느 축부터 손대야 하는지가 그 자리에서 정해집니다.

이 글은 문장 층을 다룬 AI 번역체 자동 검사 기록과 짝을 이룹니다. 그쪽이 직역 문형을 잡는 층이라면, 이 글은 그보다 한 칸 앞에 있는 맥락 층입니다. 문체가 아무리 좋아도 수신자가 열 수 없는 파일 이름이 근거로 적혀 있으면 그 문서는 그 자리에서 못 읽힙니다.

처음 잰 숫자 — 문서 한 건에서 지적 35건

측정 방법은 단순합니다. 반려된 질의서를 문장 단위로 읽으면서 결함을 세 개 축 중 하나로 분류하고, 같은 결함이 여러 번 나오면 나온 횟수만큼 셉니다. 문서는 한 건이고 결함은 35건이 나왔습니다.

가장 큰 축은 문체가 아니었습니다. 세션 맥락 누출 14건이 첫 축이고, 기계 말투 13건이 둘째, 가독성 결함 8건이 셋째입니다. 처음 받은 지적 세 마디 중 우리가 가장 만만하게 본 것이 첫 마디였는데, 세어 보니 그쪽이 제일 무거웠습니다.

맥락 누출이 어떤 모양인지 실물로 보면 이렇습니다. 문서 안에 상위 문서 파일 이름이 근거로 적혀 있고, 내부 폴더 경로가 괄호 안에 들어가 있고, 우리끼리 쓰는 관리번호가 인용돼 있었습니다. 셋 다 수신자가 열 수 없는 것들입니다.

조사 규모를 자랑하는 문장도 그대로 남아 있었습니다. 전자결재 2,349건과 문서함 338건을 전수로 훑었다는 서술이 본문에 있었는데, 수신자가 필요한 정보는 표본 크기가 아니라 결론입니다. 같은 자리에서 이 배점 500점을 확보할 수 있다는 내부 계산도 문서에 들어가 있었습니다.

판단 과정을 그대로 옮긴 문장도 있었습니다. 기다리다 분기를 놓치는 것보다 채워 두는 쪽이 손실이 작다고 판단했다는 서술, 이건 개발에게 물을 사안이 아니라는 서술이 본문에 남아 있었습니다. 둘 다 우리 편집 회의에서 나올 말이지 수신자가 읽을 문장은 아닙니다.

제목부터 이미 막혀 있었습니다. 제목에 내부 약칭으로 5건과 4건, 부록 2건을 적어 두고 그 약칭의 정의는 본문 표에서 뒤늦게 나옵니다. 첫 줄에서 읽기가 끊기면 나머지 문장의 품질은 셈에 들어가지 않습니다.

왜 문장을 다듬는 처방만으로는 같은 지적이 반복됐나

숫자를 보기 전에 우리가 들고 있던 가설은 세 개였습니다. 셋 다 그럴듯했고, 셋 다 실물 앞에서 무너졌습니다.

• 가설 1 — 문체 문제다. 어미를 통일하고 은유를 빼면 지적이 사라진다.
• 가설 2 — 읽기 어렵다니 강조를 늘리자. 볼드와 인용블록과 이모지를 더 넣으면 눈에 잘 들어온다.
• 가설 3 — 검사 항목이 둘이니 검사 명령도 둘로 두자. 발송 전에 두 개를 차례로 돌리면 된다.

가설 1은 가장 자연스러운 처방이었습니다. 받은 지적 세 마디 중 두 마디가 문장을 가리켰으니까요. 실제로 문말 어미 혼용은 실물에서 여러 번 잡혔고, 고치는 방법도 명확합니다.

가설 2도 근거가 없지는 않았습니다. 받은 지적에 가독성이 떨어진다는 말이 있었으니, 눈에 띄게 만들면 가독성이 올라간다고 보는 편이 자연스럽습니다. 이 가설은 세는 방향을 잘못 잡아서 무너졌습니다. 우리는 강조가 몇 개 부족한지를 세야 한다고 봤는데, 실제로 세어야 했던 것은 강조가 몇 개 남는지였습니다.

문제는 이 처방이 닿는 범위입니다. 표의 오른쪽 칸을 아무리 잘 써도 맥락 누출 14건은 한 건도 줄지 않습니다. 파일 이름과 관리번호와 작업 이력은 문장이 아니라 내용이고, 문장을 다듬는 손은 내용을 지우지 않습니다.

가설이 틀린 지점 — 강조를 늘렸더니 계층이 사라졌다

가설 2는 실물을 세는 순간 반대 방향으로 뒤집혔습니다. 반려된 질의서는 강조가 모자란 문서가 아니라 강조만 있는 문서였습니다.

대시는 문서 전체에서 30회 넘게 나왔습니다. 우리가 나중에 정한 상한은 5회 이하이고, 대부분의 자리에서 쉼표나 마침표나 괄호가 같은 일을 합니다. 인용블록은 40회 넘게 나왔는데, 그중 실제 인용은 일부였습니다. 나머지는 주석과 강조와 경고였습니다.

같은 기호가 인용과 주석과 경고를 동시에 맡으면 독자는 그 기호를 보고 아무것도 구분하지 못합니다. 계층을 만들려고 넣은 장치가 계층을 지운 셈입니다. 회신 요청 표에서는 한 셀 안에 볼드가 3곳 들어가 있었고, 이모지는 5종이 본문에 흩어져 있었습니다. 대외·사내 공식 문서에서 이모지의 기준선은 0개입니다.

구어가 새는 자리는 강조만이 아니었습니다. 상대의 방어심리를 미리 달래는 문장, 예를 들어 없애자는 얘기가 아니라는 말이 본문에 들어가 있었습니다. 대화에서는 자연스러운 말인데 문서에서는 상대가 아직 하지도 않은 반발을 우리가 먼저 상상했다는 표시로 읽힙니다. 이런 문장은 지우거나, 현행 운영을 변경하자는 취지는 아니라는 서술로 바꿉니다.

괄호 주석도 같은 방식으로 무너졌습니다. 한 문장에 괄호 주석이 2개 들어가면 그 문장은 이미 두 문장입니다. 실물에서는 괄호 안에 근거와 내부 검증 표기가 함께 들어가 문장 하나가 세 겹으로 접혀 있었습니다.

가설 1과 2가 무너진 자리에는 공통점이 있었습니다. 둘 다 문서를 더 잘 꾸미려는 처방이고, 둘 다 읽는 사람이 어디에 서 있는지를 묻지 않습니다. 가설 3은 다른 이유로 무너졌는데, 그건 조치를 다 만든 뒤에야 드러났습니다.

진짜 원인은 무엇이었나 — 읽는 사람은 그 대화를 본 적이 없다

결함 35건을 다시 훑으면 하나의 문장으로 모입니다. 문서를 쓰는 쪽은 대화 안에 서 있고, 문서를 읽는 쪽은 그 대화 밖에 서 있습니다. 안에서만 통하는 좌표가 밖으로 나가면 근거로 기능하지 않습니다.

이 문서를 여는 사람이 우리 대화 로그를 못 보는가. 그렇다면 적용 대상이다.

그래서 규칙의 1번 절은 문체가 아니라 맥락 격리가 됐습니다. 아래는 절대 들어가면 안 되는 유형 중 다섯 가지를 실물과 함께 옮긴 것입니다. 열 가지 전체가 규칙 문서에 표로 들어가 있습니다.

셋째 행이 가장 자주 나오는 유형입니다. AI 에이전트는 자기가 한 일을 성실하게 보고하도록 훈련돼 있어서, 사내 문서에도 같은 습관으로 작업 이력을 적습니다. 받는 사람에게 그 목록은 읽을 이유가 없는 문단입니다.

• 격리 규칙 1 — 근거는 수신자가 접근할 수 있는 것으로만 댄다. 내부 파일 대신 법령 조문, 감독기관 공문, 상대가 보낸 문서 이름을 쓴다.
• 격리 규칙 2 — 작업 이력은 결과 문장으로 바꾼다. '전수 조사 결과 이력이 0건입니다'는 '해당 이력이 확인되지 않습니다'로 쓴다.
• 격리 규칙 3 — 묻지 않는 것은 그냥 안 묻는다. '이미 확인해서 묻지 않는 항목' 목록을 통째로 지우고 '아래 4개 항목만 확인 부탁드립니다'로 끝낸다.

판정은 문장 단위로 합니다. 이 문장이 없으면 수신자가 못 하는 일이 생기는지 자문하고, 아니면 지웁니다. 이 질문 하나로 반려된 질의서의 여러 문단이 통째로 사라졌습니다.

조치 — 규칙 여섯 개 절과 검사 명령 하나

규칙 문서는 6개 절로 짰습니다. 적용 경계, 세션 맥락 격리, 한국어 업무 문체, 문서 유형별 최소 골격, 가독성 하드 규칙, 출하 전 체크리스트입니다. 순서에도 의미가 있습니다. 앞의 두 절이 내용을 다루고, 뒤의 세 절이 형태를 다룹니다.

유형별 골격도 숫자로 못박았습니다. 질의서는 6단계이고, 회신 기한은 표 한 곳에만 모읍니다. 보고서는 5단계이며 첫 줄이 결론 1문장입니다. 공문도 5단계이고, 메일은 인사와 용건과 본론과 요청으로 4블록을 고정합니다.

두 가지는 특히 자주 어겼습니다. 근거 3줄을 질문 앞에 붙이면 상대는 어디부터 답해야 하는지 못 찾습니다. 표를 놓고 그 뒤에 산문을 길게 이어 붙이면 표가 정리해 준 정보가 다시 흐트러집니다. 표 뒤 결론은 2문장 안에서 끊습니다.

가독성 하드 규칙은 5개입니다. 한 문항에 질문 1개, 근거와 질문 분리, 한 단락 1문장에서 2문장, 같은 정보는 한 곳에만, 표 뒤 결론은 2문장 이내입니다. 반려된 질의서에는 하위질문 4개와 인용 3건과 결론 2줄이 한 항목에 들어간 문항이 있었고, 마감일은 4곳에 흩어져 있었습니다.

기계가 보는 층은 명령 하나입니다. 내부 경로와 관리번호와 세션 흔적과 작업 이력 표현과 문체 혼용과 볼드·대시 과다를 잡고, 이어서 번역체 검사까지 같은 명령 안에서 돕니다. 종료 코드가 0이 아니면 문서를 내보내지 않습니다. 사람의 판단을 묻는 게 아니라 통과 여부만 돌려주는 자리라, 바쁜 날에도 결과가 흔들리지 않습니다.

기계가 못 보는 층은 사람이 봅니다. 첫 문단만 읽고 요구사항이 잡히는가, 문항마다 답이 하나로 정해지는가, 기한과 수량과 금액이 서로 어긋나지 않는가, 상대가 모를 약칭이 정의 없이 쓰이지 않았는가, 문서 톤이 수신자 지위에 맞는가. 5개 항목입니다.

규칙을 하나로 뭉치지 않고 층으로 나눈 데도 이유가 있습니다. 직역 문형을 잡는 층은 이미 따로 있었고, 그 층은 문장 안을 봅니다. 이 규칙은 그보다 앞에서 문서 밖을 봅니다. 카피를 여러 관점으로 교차검증하는 층도 있지만 사내 문서와 감독기관 제출 자료에는 과합니다. 회사 대표에게 올리는 보고서는 아예 적용 대상이 아닙니다.

마지막 검증은 맥락이 0인 독자에게 문서 전문만 주고 수신자가 물을 질문에 답하게 하는 방식입니다. '문서에 없음'이 나오는 항목이 곧 세션 맥락에 기대어 쓴 자리입니다. 신규 발견이 2회 연속 0이 될 때까지 반복합니다.

같은 자로 다시 재면 얼마나 줄어드나

재측정은 두 번 했습니다. 첫 번째는 항목별로 상한을 정한 다음 반려된 문서를 그 자로 다시 잰 것이고, 두 번째는 규칙을 만든 이틀 뒤에 게이트 자체를 다시 잰 것입니다. 한 번만 재고 끝냈으면 두 번째에서 나온 결함은 지금도 그대로 있었을 겁니다.

첫 재측정의 값은 이렇게 갈립니다. 대시는 30회 이상에서 5회 이하로, 이모지는 5종에서 0개로, 한 셀 볼드는 3곳에서 1곳으로, 괄호 주석은 문장당 2개에서 1개로 내려갑니다. 영어 close와 open을 직역한 표현은 문서 전역에서 8회 반복됐고 상한은 0회입니다.

여기서 정직하게 남길 것이 하나 있습니다. 표의 오른쪽 열은 규칙이 정한 상한이지 새 문서를 실제로 재서 얻은 값이 아닙니다. 개선율을 먼저 말하고 절대값을 감추는 방식은 우리가 쓰지 않기로 한 방식이라, 이 자리에는 상한만 있다고 적어 둡니다.

두 번째 재측정에서 가설 3이 무너졌습니다. 처음에는 내부 흔적 검사와 번역체 검사를 별도 명령 2개로 두려고 했습니다. 항목이 다르니 검사기도 나누는 편이 깔끔해 보였습니다.

발송 전 명령이 둘이면 하나는 안 돈다.

그래서 2026년 8월 21일에 검사기를 새로 만들지 않고 기존 명령이 번역체 검사를 이어서 호출하도록 배선했습니다. 발송 전에 사람이 기억해야 하는 명령이 2개에서 1개로 줄었고, 잊어버릴 수 있는 명령의 개수가 곧 실패율입니다.

기한을 한 곳에 모으는 규칙도 같은 계산에서 나왔습니다. 마감일이 4곳에 흩어져 있으면 수신자는 어느 날짜가 진짜인지 확인하려고 우리에게 다시 묻습니다. 회신 기한은 표 한 곳에만 적고 본문에서는 반복하지 않습니다. 문항도 마찬가지로 질문 1개씩 끊습니다.

문체 층에서도 같은 방식으로 상한을 잡았습니다. 연휴가 마감 직전 주를 '먹는다', 사안이 그 자리에서 '닫힌다', 현장점검에서 '깨진다' 같은 표현이 실물에 있었고, 각각 겹친다·마무리된다·지적을 받는다로 바꿉니다. '하나를 하면 둘이 닫힙니다' 같은 격언투 압축은 '이 점검 1회로 두 건의 의무를 동시에 이행할 수 있습니다'로 풉니다.

남는 한계 — 기계가 못 보는 다섯 가지

이 규칙이 닫지 못한 자리를 그대로 적습니다. 다섯 개이고, 그중 첫 번째가 가장 큽니다. 규칙을 만든 쪽이 스스로 한계를 세어 두지 않으면, 다음에 같은 문서가 반려됐을 때 원인을 규칙 밖에서 찾게 됩니다.

• 새 문서를 같은 자로 다시 센 기록이 아직 없다. 전후 비교의 뒤쪽 값은 상한이지 실측이 아니다.
• 사람이 보는 5개 항목은 기계가 대신 보지 못한다. 문항마다 답이 하나로 정해지는지, 톤이 수신자 지위에 맞는지는 사람이 읽어야 안다.
• 맥락 0 독자 검증은 신규 발견 0이 2회 연속 나올 때까지 돌려야 해서 문서 1건마다 비용이 붙는다.
• 예외가 규칙보다 앞서는 경우가 있다. 과거에 사람이 쓰던 문서를 자동화할 때는 원본 문체를 그대로 재현하는 쪽이 우선이다.
• 메일은 별도 골격이 우선한다. 4블록 고정 규칙이 이 규칙과 충돌하지는 않지만, 판정 순서를 매번 확인해야 한다.

한계 중 첫 번째는 시간이 지나면 자연히 메워집니다. 규칙이 생긴 뒤에 나간 문서가 쌓이면 같은 자로 다시 세면 됩니다. 나머지 네 개는 성격이 다릅니다. 사람이 봐야 하는 5개 항목은 자동화 대상이 아니라 판단 대상이고, 여기까지 기계에 넘기면 게이트가 통과 도장으로 바뀝니다.

한 가지는 분명해졌습니다. 밖으로 나가는 문서의 품질은 문장을 다듬는 손이 아니라 읽는 사람의 자리를 묻는 질문에서 갈립니다. 결함 35건 중 14건이 그 질문 하나에 걸려 있었고, 그 질문은 사람이 매번 기억하는 대신 발송 전 명령 1개가 대신 묻습니다.

같은 방식으로 사내 문서와 고객 제안서 초안을 자동화하는 일을 하고 있습니다. AI가 쓴 문서가 검토에서 자꾸 되돌아온다면 상담에서 어느 층이 새고 있는지부터 같이 세어 볼 수 있습니다.