중소기업ERP, 도입 전 정리해 둘 데이터부터 다르다

중소기업ERP 도입 전 가장 먼저 정리할 데이터는 무엇인가?

중소기업ERP 도입에서 준비 여부가 갈리는 지점은 품목·거래처·계정과목처럼 시스템 전체가 참조하는 기준정보다. 이 기준정보가 부서마다 다른 이름과 코드로 흩어져 있으면 ERP를 넣어도 입력 단계에서부터 오류가 반복된다. 기능 비교보다 회사 안의 마스터 데이터를 한 번 정리하는 작업이 먼저다.

영업팀 엑셀, 생산팀 엑셀, 회계팀 엑셀이 같은 품목을 서로 다른 이름과 코드로 부르는 경우가 흔하다. ERP는 이 데이터를 하나의 코드 체계로 강제하는 시스템이므로, 도입 전에 어느 부서 기준을 따를지 정해 두지 않으면 오픈 직전에 코드 통합 작업이 몰린다.

정리 대상은 품목마스터, 거래처마스터, 계정과목, 창고·재고 코드 네 가지로 좁혀도 충분하다. 이 범위를 벗어난 이력 데이터까지 전부 맞추려 하면 정리 작업 자체가 끝나지 않는다.

품목·거래처 코드가 부서마다 다르면 무엇이 문제가 되나?

같은 품목이 영업팀 시트와 생산팀 시트에서 다른 코드로 관리되면, ERP를 도입한 뒤에도 두 시스템이 따로 움직이는 결과가 그대로 남는다. 코드 체계를 하나로 합치는 작업은 소프트웨어 기능이 아니라 회사 내부 합의의 문제다. 이 합의가 늦어질수록 오픈 일정이 뒤로 밀린다.

코드 통합은 시스템 구축사가 대신해 줄 수 없다. 어느 부서 명칭을 표준으로 삼을지, 폐기된 옛 코드를 어떻게 처리할지는 회사 내부에서 결정할 사안이라 외부 업체가 임의로 정하면 오히려 현업 반발로 재작업이 생긴다.

SGK 스튜디오 ERP 연동 구축 표준에서는 코드 통합 회의를 데이터 이관 착수 전 단계에 고정 일정으로 넣는다. 이 회의가 생략되면 이관 이후에도 같은 품목이 여러 코드로 남아 재고·매출 집계가 틀어진다.

재고·수불 데이터는 어디까지 맞춰 둬야 하나?

재고 수량은 시스템 오픈 시점의 스냅샷이 맞아야 하며, 과거 입출고 이력까지 전부 옮길 필요는 없다. 실사 기준일을 정하고 그 날짜의 재고를 ERP 초기값으로 입력하는 방식이 일반적이다. 실사 자체가 안 되어 있는 회사는 ERP 도입보다 재고 실사 체계부터 세우는 것이 순서다.

이력 데이터를 전부 옮기려는 요구는 이관 범위를 무한히 늘려 일정을 지연시킨다. 과거 데이터는 조회용 백업으로 남기고, ERP 안에는 오픈 시점 이후 데이터만 쌓는 방식이 이관 부담을 줄인다.

실사 기준일과 실사 방법(전수 조사인지 표본인지)을 회사가 먼저 정해야 한다. 이 기준이 없으면 실사 결과 자체가 부서마다 달라져 초기값 입력 단계에서 다시 막힌다.

회계·전표 데이터는 어느 시점부터 이관하나?

회계 데이터는 보통 회계연도 시작일이나 반기 시작일처럼 마감이 끊기는 시점을 기준으로 이관한다. 그 이전 데이터는 조회용 백업으로 남기고 ERP 안으로는 넣지 않는 방식이 이관 부담을 줄인다. 이 기준일을 미리 정해 두지 않으면 이관 범위 자체가 회의 때마다 바뀐다.

세무 신고나 결산 시점과 이관 기준일이 겹치면 작업이 몰린다. 회계 담당자와 시스템 담당자가 이관 기준일을 먼저 확정하고, 그 날짜를 다른 부서 일정과 공유해야 재작업이 줄어든다.

이관 기준일 이후 데이터만 ERP에 넣기로 정했다면, 그 이전 거래를 찾아볼 방법(기존 회계 프로그램 유지 또는 백업 파일 보관)도 함께 정해 둬야 한다.

이관 범위와 일정은 회사 데이터 상태에 따라 달라지므로, 범위를 정한 뒤 무료 진단을 거쳐 서면으로 고정한다.