엑셀VBA 업무 프로그램 맡기기 전, 회사가 넘길 입력과 받을 결과물은 무엇인가?

엑셀VBA를 맡기기 전에 회사가 정리해 넘길 것은 무엇인가?

엑셀VBA 업무 프로그램을 맡길 때 회사가 넘길 것은 실제 업무에 쓰는 원본 파일, 처리 규칙, 예외 사례 세 가지다. 화면 설명이나 '자동으로 되게 해 달라'는 요청만으로는 개발자가 규칙을 추측해야 하고, 그 추측이 나중에 수정 요청으로 돌아온다.

원본 파일은 양식이 정리된 샘플이 아니라 현재 실제로 쓰는 파일이어야 한다. 병합된 셀, 담당자마다 다른 열 순서, 빈 행, 오타가 섞인 값은 프로그램이 마주칠 실제 조건이다. 깨끗하게 다듬어 넘기면 시연에서는 돌아가고 현업 파일에서는 멈춘다.

처리 규칙은 '어떤 값이 들어오면 어디에 무엇을 쓰는가'를 문장으로 적은 것이다. 담당자 머릿속에만 있는 판단, 예를 들어 특정 거래처만 단가를 다르게 적용한다는 식의 규칙이 여기서 빠지기 쉽다. 이 규칙이 문서로 없으면 코드에 들어갈 수 없다.

예외 사례는 규칙대로 안 되는 경우의 목록이다. 값이 비어 있을 때, 같은 항목이 두 번 들어올 때, 형식이 다를 때 프로그램이 멈출지, 표시만 하고 넘어갈지, 사람에게 되물을 지를 회사가 정해야 한다. 이 결정은 개발자가 대신 내릴 수 없는 업무 판단이다.

파일에 개인정보나 거래처 정보가 들어 있다면, 넘기기 전에 마스킹 여부와 보관 범위를 서면으로 정해 두는 편이 안전하다.

결과물은 어떤 형태로 받아야 인수할 수 있는가?

결과물은 '동작하는 파일' 하나가 아니라 실행 가능한 통합 문서, 소스 코드 열람 가능 상태, 사용 설명서, 검수용 테스트 자료의 묶음으로 정해 두어야 한다. 이 형태가 계약 전에 적혀 있으면 인수 때 무엇을 확인할지가 갈린다.

VBA는 파일 안에 코드가 들어 있어서 겉으로는 결과물이 곧 소스처럼 보인다. 그러나 프로젝트 암호가 걸려 있거나 코드가 읽기 어렵게 작성돼 있으면 담당자가 바뀐 뒤 아무도 고칠 수 없다. 암호 해제 상태로 인도하는지, 주요 절차마다 설명 주석을 다는지를 미리 정해야 한다.

사용 설명서는 버튼을 누르는 순서만이 아니라 오류가 났을 때 무엇을 확인하는지까지 포함해야 한다. 검수용 테스트 자료는 입력 샘플과 그에 대해 기대하는 결과를 짝지어 둔 것이다. 이 짝이 있어야 인수하는 쪽이 같은 자료를 넣어 결과가 맞는지 직접 볼 수 있다.

자사 SGK 스튜디오 자동화 구축 표준에서도 결과물 형태를 착수 전에 합의 항목으로 두는데, 이유는 같다. 인수 기준이 없으면 '완성'의 정의가 양쪽에서 달라지기 때문이다.

엑셀VBA로 충분한 일과 다른 방식을 봐야 하는 일은 어떻게 갈리는가?

한 대의 PC나 소수 인원이 엑셀 파일 안에서 처리하는 반복 작업은 엑셀VBA로 맞는 경우가 많고, 여러 사람이 동시에 쓰거나 외부 시스템과 계속 데이터를 주고받아야 하면 다른 구조를 함께 검토해야 한다. 이 경계는 도구 취향이 아니라 데이터가 어디에 쌓이는지로 정해진다.

VBA 프로그램은 엑셀 파일과 사용자 PC 환경에 묶인다. 엑셀 버전이나 보안 설정이 바뀌면 매크로가 막힐 수 있고, 파일을 여러 사람이 복사해 쓰기 시작하면 버전이 갈라진다. 발주 전에 누가 어느 PC에서 쓰는지를 적어 두면 이 위험이 범위 안에 들어온다.

외부 시스템과의 연동이 필요한지도 입력 정리 단계에서 나온다. 사내 프로그램에서 내려받은 파일을 읽는 정도라면 VBA 범위일 수 있지만, 실시간 연동이나 다수 동시 입력이 요구사항에 있다면 처음부터 다른 구조를 견적 대상으로 올려야 한다.

효과는 회사의 업무 양과 규칙의 안정도에 따라 다르다. 규칙이 자주 바뀌는 업무라면 프로그램 수정이 계속 필요해질 수 있어서, 변경을 누가 어떤 절차로 요청하는지도 결과물과 함께 정해 두는 편이 낫다.

이 정리를 마친 뒤 가격은 어떻게 정해지는가?

입력 자료와 결과물 형태가 서면으로 정리되면 그 범위를 기준으로 무료 진단을 거쳐 서면 고정가를 받는 방식이 가능하다. 범위가 문서로 고정되기 전의 가격은 추정에 머물러서 착수 뒤 추가 요청으로 바뀔 수 있다.

같은 '엑셀 자동화'라는 요청도 처리할 파일 수, 규칙 수, 예외 수에 따라 작업량이 달라진다. 그래서 견적을 비교할 때는 총액보다 각 견적이 어떤 입력과 어떤 결과물을 전제로 하는지를 먼저 맞춰 보아야 한다.

무료 진단에서는 넘겨받은 원본 파일과 규칙 목록을 보고 범위에 들어가는 것과 빠지는 것을 나눈다. 빠지는 항목은 후속 단계로 명시하고, 들어가는 항목만 서면 고정가의 대상으로 삼는다.