제안요청서, 홈페이지 개편 발주 전 회사 쪽에서 꼭 적어야 하는 항목
제안요청서에 페이지 수와 예산 범위만 적으면 업체마다 다른 전제로 견적이 나온다. 실제로 갈리는 것은 현행 사이트 현황, 콘텐츠 제공 주체, 승인 절차처럼 발주자가 문서로 못박아야 하는 항목이다.
제안요청서에 항목이 빠지면 실제로 무슨 문제가 생기나?
제안요청서는 홈페이지 개편의 범위와 판단 기준을 문서로 고정하는 역할을 한다. 항목이 빠지면 업체마다 서로 다른 전제로 견적을 쓰게 되고, 착수 후에 '그건 포함이 아니었다'는 말이 나온다. 발주자가 나중에 되돌리기 어려운 결정을 먼저 문서로 정해 두는 것이 제안요청서의 핵심 기능이다.
제안요청서를 '원하는 느낌'과 '대략적인 페이지 수'로만 채우는 경우가 많다. 이 상태로 여러 업체에 뿌리면 받는 견적서도 제각각의 전제 위에서 작성되기 때문에, 금액을 나란히 놓고 비교해도 실제로는 서로 다른 상품을 비교하는 셈이 된다.
문제는 금액 격차보다 착수 이후에 드러난다. 계약서에 범위가 문장으로 남아 있지 않으면, 개편 과정에서 나온 이견을 판단할 근거가 없어 발주자와 제작사 양쪽 모두 곤란해진다. 제안요청서는 견적을 받기 위한 서류가 아니라, 나중에 분쟁이 생겼을 때 되짚어볼 수 있는 첫 번째 기록이다.
제안요청서에 반드시 적어야 하는 항목은 무엇인가?
현행 사이트 현황, 개편 목적과 제외 범위, 콘텐츠 제공 주체, 디자인 참고 기준, 일정과 승인 절차, 완료 후 유지보수 범위 — 이 여섯 가지는 업체가 아니라 발주자만 채울 수 있는 항목이다. 여기가 비어 있으면 제작사가 임의로 전제를 세우고 견적을 짜게 된다.
'개편 목적'은 '더 예뻐 보이게'가 아니라 '무엇을 유지하고 무엇을 바꾸는지'로 적어야 비교가 가능한 문서가 된다. 기존 콘텐츠 중 그대로 옮길 것과 새로 작성할 것을 나누지 않으면, 제작사마다 콘텐츠 이관 작업량을 다르게 추정해 견적이 벌어진다.
'콘텐츠 제공 주체'는 회사 쪽에서 자료를 넘기는지, 제작사가 취재해서 쓰는지를 가른다. 이 항목이 빠지면 원고 작성 여부가 견적에 포함됐는지 아닌지가 계약서에 남지 않는다.
| 항목 | 적어야 하는 이유 |
|---|---|
| 현행 사이트 현황 | 그대로 유지할 페이지와 새로 만들 페이지를 구분하는 기준이 된다 |
| 개편 목적과 제외 범위 | '무엇을 바꾸지 않는지'가 없으면 견적 범위가 계속 흔들린다 |
| 콘텐츠 제공 주체 | 원고·사진을 누가 준비하는지가 작업량과 일정을 가른다 |
| 디자인 참고 기준 | 참고 사이트를 제시하지 않으면 시안 수정 기준이 주관적으로 남는다 |
| 일정과 승인 절차 | 단계별 승인권자를 정하지 않으면 최종 확인이 지연된다 |
| 완료 후 유지보수 범위 | 오픈 이후 수정 요청을 누가 어디까지 처리하는지 계약 전에 정해진다 |
범위를 페이지 수로만 적으면 왜 부족한가?
페이지 수는 작업량을 어림잡는 지표일 뿐, 반응형 대응 방식이나 기능 연동 여부, 콘텐츠 준비 주체까지 알려주지 않는다. 같은 10페이지라도 기존 콘텐츠를 그대로 옮기는 경우와 전부 새로 작성하는 경우는 작업량이 다르다.
제안요청서에 '10페이지 내외 반응형 홈페이지'라고만 쓰면, 어떤 업체는 모바일 화면을 따로 설계하는 방식으로, 어떤 업체는 데스크톱 화면을 축소해서 보여주는 방식으로 견적을 짠다. 이 차이는 오픈 후 모바일 사용성에서 바로 드러나지만, 계약서에 방식이 적혀 있지 않으면 재작업 요청의 근거로 쓸 수 없다.
기능 연동(예약, 문의 폼, 관리자 페이지 등)도 마찬가지다. '기존과 동일하게'라는 표현은 업체마다 다르게 해석된다. 어떤 기능이 유지되고 어떤 기능이 신규인지 항목으로 나눠 적어야 비교와 검수가 가능하다.
제안요청서를 다 쓴 뒤에는 무엇을 확인해야 하나?
제안요청서로 범위를 고정한 다음에는 견적을 받기 전에 각 항목이 실제 견적서에 그대로 반영됐는지 대조하는 절차가 필요하다. 금액은 범위가 고정된 뒤 무료 진단을 거쳐 서면 고정가로 확인하는 방식이 이견을 줄이는 데 유리하다.
견적서에 제안요청서의 항목명이 그대로 등장하지 않으면, 그 항목이 견적에 포함됐는지 빠졌는지 알 수 없는 상태로 계약이 진행된다. 항목 대조는 계약서 작성 전 마지막 확인 단계로 두는 것이 맞다.
SGK 스튜디오 홈페이지 제안요청서 작성 표준에서는 여섯 항목을 발주자가 직접 채우도록 안내하고, 제작사가 임의로 채운 항목은 별도로 표시해 발주자가 다시 확인하도록 한다. 효과는 회사마다 다르지만, 문서에 남은 범위만큼 나중의 이견을 줄일 수 있다.
자주 묻는 질문
- Q. 제안요청서와 견적요청서(RFQ)는 다른 문서인가요?
- 제안요청서는 범위와 목적을 정의하는 문서이고, 견적요청서는 그 범위를 기준으로 금액을 묻는 문서다. 제안요청서 없이 견적만 요청하면 업체마다 서로 다른 범위를 가정하고 금액을 산정하게 된다.
- Q. 제안요청서를 짧게 써도 되나요?
- 짧아도 되지만, 본문에서 다룬 여섯 항목이 빠지면 짧은 게 아니라 불완전한 문서가 된다. 분량보다 항목이 채워졌는지가 기준이다.
- Q. 디자인 참고 사이트를 정하지 못했으면 어떻게 하나요?
- 완전히 확정하지 않아도 되지만, '이런 느낌은 피한다'는 기준이라도 적어 두면 시안 수정 범위를 판단하는 근거가 된다. 참고 기준이 전혀 없으면 수정 요청의 타당성을 문서로 확인할 수 없다.
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방법론
SGK 스튜디오가 홈페이지 개편 발주 문서를 검토할 때 사용하는 자체 구축 표준의 항목 체계를 근거로 정리했다. 외부 법령이나 통계, 타사 견적 수치는 인용하지 않았으며, 금액은 범위 고정 후 무료 진단을 거쳐 서면 고정가로 확인하는 절차로만 언급했다. 효과와 결과는 회사마다 다르므로 특정 수치나 성과를 보장하는 서술은 배제했다.
출처
- · SGK 스튜디오 홈페이지 제안요청서 작성 표준
- · SGK 스튜디오 홈페이지 개편 발주 표준