회사메일 도메인 연결, 홈페이지 쪽에서 무엇을 준비하고 누가 관리하나?

회사메일을 만들려면 홈페이지 쪽에서 먼저 무엇이 필요한가?

회사메일은 회사 도메인이 있어야 만들 수 있고, 그 도메인의 등록 계정과 DNS 설정 권한을 가진 사람이 있어야 연결이 끝난다. 메일 서비스 선택보다 이 두 가지를 확인하는 일이 먼저다.

도메인은 등록 기관에 계정이 있고 그 계정의 명의자가 정해져 있다. 메일을 붙이려면 그 계정에 로그인해 메일 서비스가 안내하는 레코드를 DNS에 추가해야 한다. 로그인 정보를 모르면 서비스를 아무리 골라도 연결 단계에서 멈춘다.

홈페이지를 만든 업체가 도메인을 대신 등록해 준 경우가 대표적이다. 이때 등록 계정이 업체 소유이면 회사는 메일 연결을 요청할 때마다 업체를 거쳐야 한다. SGK 스튜디오 홈페이지 구축 표준은 도메인을 회사 명의 계정으로 등록하고 그 계정 정보를 인도 목록에 넣는 것을 기본으로 둔다.

홈페이지와 메일은 도메인 설정을 어떻게 나눠 쓰나?

같은 도메인 아래에서 홈페이지는 주로 웹 주소를 가리키는 설정을, 메일은 메일 수신 경로와 발신 인증 설정을 쓴다. 서로 다른 항목이지만 같은 DNS 화면에서 바꾸기 때문에 한쪽 작업이 다른 쪽에 영향을 줄 수 있다.

홈페이지를 새로 만들거나 서버를 옮길 때 DNS를 통째로 바꾸면 이미 쓰던 메일 설정이 함께 지워지는 경우가 생긴다. 반대로 메일 담당자가 레코드를 정리하다가 홈페이지 주소 설정을 건드리기도 한다. 어느 항목이 어느 용도인지 목록으로 남겨 두면 이런 충돌이 줄어든다.

그래서 발주 단계에서 현재 DNS에 있는 항목을 확인하고, 홈페이지 이전 작업이 메일 관련 항목을 유지하는지 범위에 적어 두는 것이 좋다. 이 범위가 서면에 없으면 작업 뒤에 누가 복구하는지가 분쟁이 된다.

회사메일 계정과 도메인은 누가 관리하는 것이 맞나?

도메인 등록 계정과 메일 관리자 계정은 회사가 명의와 복구 수단을 쥐고, 제작 업체에는 필요한 범위의 작업 권한만 주는 구조가 안전하다. 일상적인 설정 변경을 업체가 맡더라도 소유는 회사에 있어야 한다.

관리자 계정이 담당자 개인 이메일이나 개인 휴대폰에 묶여 있으면 담당자가 바뀔 때 복구가 어렵다. 회사 공용 연락처로 복구 수단을 지정하고, 관리자 권한을 가진 사람을 두 명 이상으로 두는 방식이 흔히 쓰인다.

제작 업체가 유지보수를 맡는 경우에는 DNS 변경을 요청 단위로 처리할지, 위임 계정을 줄지를 계약 범위에 적는다. 어느 쪽이든 변경 이력을 회사가 볼 수 있어야 한다. 비용은 범위를 고정한 뒤 무료 진단을 거쳐 서면 고정가로 확정하며, 효과와 소요는 회사마다 다르다.

메일 서비스별 세부 설정 화면과 정책은 서비스마다 다르고 바뀔 수 있어, 도입 시점의 공식 안내로 확인해야 한다.

발주 전에 무엇을 확인하면 나중에 되돌릴 일이 줄어드나?

도메인 명의자, 등록 기관 로그인 보관자, 현재 DNS 항목, 사용 중인 메일 여부, 이전 작업 시 유지 항목 다섯 가지를 발주서에 적으면 된다. 이 항목이 비어 있으면 견적 범위가 착수 후에 달라진다.

이미 쓰는 메일이 있다면 이전 계획도 범위에 들어간다. 기존 메일함 이전 여부, 전환 시점, 병행 기간을 정하지 않으면 전환 직후 수신 누락 같은 문제를 누가 확인하는지 불분명해진다.

무료 진단 단계에서 위 다섯 가지를 확인하면 작업 범위를 고정할 수 있고, 그 범위가 서면 고정가의 기준이 된다. 범위 밖 요청이 생기면 별도 합의로 다룬다.